IT outsourcing: kdy se vyplatí — a kdy je lepší vlastní ajťák

Kdy se IT outsourcing vyplatí, kdy je lepší vlastní ajťák a jak se počítá cena. Bez obchodních řečí, s čísly z 262 auditů. Ověřte si své IT zdarma.

Ajťák u vás dělá osm let. Zná každou tiskárnu, každou výjimku, každé heslo. Když se něco rozbije, spraví to. Funguje to — roky.

Pak si vezme měsíc volna. A ukáže se, že heslo k serveru zná jen on.

Tenhle moment zažila skoro každá firma, která vyrostla z deseti na padesát lidí. Není to chyba toho ajťáka — je to normální důsledek toho, že celé IT stojí na jednom člověku. A přesně v tomhle bodě se většina majitelů poprvé ptá, co vlastně znamená IT outsourcing a jestli se vyplatí. Tady je odpověď bez obchodních řečí — včetně situací, kdy se nevyplatí.

Co IT outsourcing je — a co není

IT outsourcing znamená, že se o vaše IT stará externí firma jako celek: počítače a jejich aktualizace, e-mail a Microsoft 365, servery nebo cloud, zálohy, přístupy a účty, helpdesk pro vaše lidi. Ne jeden člověk, ale tým — s tím, že dovolená, nemoc nebo odchod jednoho technika neznamená, že vaše firma zůstane bez IT.

Co outsourcing obvykle není: vývoj vašeho softwaru, správa výrobních strojů a jejich řídicích systémů, tvorba webu nebo marketing. To jsou samostatné profese. Když vám někdo tvrdí, že „dělá všechno", ptejte se, co z toho dělá doopravdy.

Kdy se outsourcing vyplatí

Když celé IT drží jeden člověk. Nemusí být špatný — naopak, bývá skvělý. Ale je jeden. Dovolená, nemoc, výpověď: cokoli z toho znamená, že firma jede bez IT. O tom, jak se rozhodnout mezi zaměstnancem a externí firmou, jsme psali už dřív v článku Vlastní IT zaměstnanec, nebo outsourcing? — tenhle text jde víc do hloubky v tom, kdy dává smysl které řešení.

Když IT řešíte, až když nefunguje. Nikdo nedělá aktualizace, zálohy se „asi dělají", účty po odchozích kolezích nikdo neruší. Z 262 firem, které si u nás udělaly bezplatný audit, jich 151 — víc než polovina — mělo aspoň jeden vážný bezpečnostní nález. Ne proto, že by měly špatné ajťáky. Proto, že na prevenci nikdo neměl čas.

Když rostete. Deset nových lidí znamená deset notebooků, deset sad přístupů, deset licencí. S interním ajťákem rostou náklady skokem (druhý člověk = druhá mzda), s outsourcingem po zařízeních.

Kdy se outsourcing nevyplatí — upřímně

Píšeme to sem, i když tím proti sobě mluvíme. Outsourcing se nevyplatí, když:

Máte funkční IT tým o dvou a více lidech a specifické systémy, které zná jen on. Rozbít fungující tým kvůli tabulkovému srovnání ceny je nesmysl. Dává smysl maximálně doplnit to, co tým nestíhá — třeba bezpečnostní dohled.

Vyvíjíte vlastní software a IT je vaše řemeslo. Pak potřebujete lidi uvnitř, ne dodavatele.

Čekáte „levnějšího ajťáka". Outsourcing není způsob, jak mít stejnou práci za polovinu. Je to způsob, jak mít IT, které funguje, i když jeden konkrétní člověk zrovna ne. Kdo vám slibuje hlavně úsporu, bude šetřit na věcech, které neuvidíte — do chvíle, kdy je uvidíte všichni.

Jak se počítá cena

Standard je měsíční paušál podle počtu zařízení nebo uživatelů. V něm má být: monitoring, aktualizace, zálohy, správa účtů a helpdesk s jasnou reakční dobou. Práce nad rámec (projekty, stěhování, nové pobočky) jde zvlášť, hodinově.

Rozptyl na trhu je obrovský — od živnostníka za 300 Kč/hodinu po specializované firmy za několik tisíc. My to hrajeme narovinu: v on-line kalkulaci si sestavíte nabídku pro svůj počet lidí a zařízení a cenu vidíte hned — bez schůzky s obchodníkem. Bez překvapení.

Co má rozumný paušál obsahovat, ať porovnáváte srovnatelné: monitoring, který problémy vidí dřív než vaši lidé; aktualizace všech zařízení, ne jen Windows; zálohy včetně pravidelného testu obnovy; správu účtů při nástupech a odchodech; helpdesk s jasně definovanou reakční dobou; a měsíční přehled, co se vlastně dělo. Pozor na paušály za „dohled“ — platíte za koukání, každý zásah je zvlášť. A pozor na neomezené hodinovky bez stropu: vypadají flexibilně, ale nikdo vám předem neřekne, kolik měsíc bude stát.

Třetí cesta: ajťák + externí tým

V praxi to často není „buď – anebo“. Spousta firem kolem padesáti lidí si nechává interního ajťáka a k němu externí tým: ajťák zná provoz, lidi a priority, externí tým drží rutinu — aktualizace, monitoring, zálohy, bezpečnost — a hlavně zastupitelnost. Interní člověk přestane být jediným, na kom všechno stojí, a místo hašení požárů dělá věci, které firmu posouvají: lepší procesy, automatizaci, pomoc lidem. Pro řadu firem je tohle nejrozumnější model. Nikdo nikoho nevyhazuje — a heslo k serveru už nezná jen jeden člověk.

Jak vypadá přechod v praxi

Obava z přechodu („to bude měsíc chaosu“) bývá větší než realita. Seriózní převzetí má čtyři kroky, a žádný z nich vaše lidi nezastaví v práci:

1. Inventura. Soupis zařízení, softwaru, licencí, přístupů a smluv. Většina firem u toho poprvé uvidí, co všechno vlastně provozuje — a za co roky zbytečně platí.

2. Převzetí přístupů. Admin hesla do trezoru, dokumentace toho, co kde běží. Od předchozího dodavatele nebo od odcházejícího ajťáka — slušný postup existuje pro obě situace.

3. Tichý první měsíc. Nový dodavatel hlavně sleduje, měří a zapisuje. Seznam toho, co našel v horším stavu, než se čekalo, dostáváte vy — ne šuplík.

4. Teprve pak změny. Podle priorit a po dohodě. Žádné „všechno předěláme první týden“. Firma, která chce hned první týden měnit systémy, na kterých jedete, je červená vlajka.

Co bude s daty a přístupy

Nejčastější obava — a správná otázka. Seriózní dodavatel má admin přístupy zdokumentované tak, že je firma kdykoli může převzít: hesla v trezoru, ke kterému máte přístup i vy, smlouvu s jasným postupem předání při ukončení spolupráce. Vy jste vlastník. Vždycky.

Červená vlajka je opak: dodavatel (nebo interní ajťák), který drží hesla „u sebe". To je přesně ta situace z úvodu — jen s podpisem na smlouvě.

Čtyři mýty, které rozhodování kazí

„Ztratíme kontrolu.“ Naopak — poprvé dostanete evidenci: co kde běží, kdo k čemu má přístup, co se kdy dělo. Kontrolu ztrácíte dnes, pokud to všechno nosí jeden člověk v hlavě. „To je pro velké firmy.“ Obráceně: velká firma si IT oddělení postaví, malá na něj nemá — outsourcing vznikl přesně pro firmy od pár lidí do nižších stovek. „Externí firma nezná náš provoz.“ První měsíc ne. Po roce ho zná líp než kdokoli předtím — protože ho má zdokumentovaný, ne zapamatovaný. „Budou nám vidět do dat.“ Do dat vidí každý, kdo vám IT spravuje — i ten interní. Rozdíl je ve smlouvě, mlčenlivosti a auditní stopě: u seriózního dodavatele je dohledatelné, kdo kdy k čemu přistoupil. U „našeho Petra“ obvykle ne.

Jak poznáte, že to funguje

Dobrá zpráva na konec: fungující outsourcing poznáte podle toho, že o něm nevíte. Aktualizace proběhly, záloha se ověřila, účet po odchozím kolegovi se zrušil ten den, kdy odešel. Co přesně se má dít, když se „nic neděje", jsme sepsali v článku Co dělá správa IT, když se nic neděje.

Ověřte si to za 5 minut

Nemusíte nám věřit ani slovo. Udělejte si bezplatný on-line audit — 13 kontrol, 5 minut, bez schůzky. Zadáte doménu firmy a uvidíte, co o vašem IT ví internet: uniklá hesla, nastavení e-mailu, otevřené přístupy. Report přijde do inboxu. Žádný obchodník vám pak nevolá — ozveme se, jen když se něco změní k horšímu.

Nejčastější otázky

Jak dlouho trvá přechod na IT outsourcing?

Inventura a převzetí přístupů zaberou první týdny, plný rytmus se ustálí do dvou až tří měsíců. Vaši lidé z toho běžně nepoznají nic — přechod se dělá za provozu.

Musíme vyhodit našeho ajťáka?

Ne, a většinou je to i špatný nápad. Nejčastější model je kombinace: interní člověk zná provoz, externí tým drží rutinu a zastupitelnost. Viz „třetí cesta“ výše.

Co když budeme chtít po roce odejít?

Přesně na tohle se ptejte před podpisem. Správná odpověď: dokumentace a přístupy jsou průběžně vaše, předání je popsané ve smlouvě a proběhne bez rukojmích.